„Ef allt gengur vel, þá heyrir enginn í okkur“ – lífið í gámastýringu Samskipa

Á bak við hverja sendingu er heill heimur af ákvörðunum sem viðskiptavinir sjá ekki, en finna fyrir. Hvar á næsti gámur að vera? Hvar má alls ekki verða skortur? Og hvar má ekki safnast upp of mikið magn sem bindur pláss og kostnað?

Sindri Tryggvason er sérfræðingur í gámastýringu hjá Samskipum og hefur starfað hjá fyrirtækinu í tíu ár. Í samtali við hann kemur í ljós að gámastýring er bæði bakvinnslan sem heldur öllu gangandi og ein flóknasta flæðisstýring sem hægt er að ímynda sér. Þúsundir gáma, ótal tegundir, ófyrirséðar truflanir og síbreytilegar þarfir inn- og útflutnings. Og þó: „Gámur sé bara gámur“, þangað til að hann er það alls ekki.

„Réttur gámur á réttum stað“ – hvert er hlutverk gámastýringar?

Hvert er hlutverk gámastýringar í daglegum rekstri Samskipa?

„Við erum stoðdeild og hlutverk okkar er í grunninn að tryggja að allar deildir Samskipa hafi réttu gámana þegar þær þurfa á þeim að halda,“ segir Sindri. „Það hljómar einfalt, en þegar þú ert að stýra flotanum sem telur þúsundir gáma í mörgum tegundum, á mörgum stöðum, þá verður þetta ótrúlega margþætt.“

Dagurinn byrjar á stöðutöku: hafnir, vöruhús, inn- og útflutningur og skiparekstur. „Við þurfum að vita hvar gámarnir eru, í hvaða ástandi þeir eru og hvar næsta þörf verður. Þetta er bæði daglegt eftirlit og langtímaskipulagning.“

Hvernig tryggið þið jafnvægið á milli inn- og útflutnings?

„Eitt af því sem gerir Ísland svolítið sérstakt er að það koma oft fleiri lestaðir gámar til landsins en fara frá því. “ útskýrir Sindri. „Þannig að listin er að nýta tækifæri til að koma tómum gámum frá landinu þegar hægt er, annars getum við lent í gámaskorti erlendis.“

Hann segir þetta oft snúast um takt og tímasetningar: „Þú vilt hvorki vera með of fáa né of marga gáma á sama stað. Of fáir = flöskuháls. Of margir = óþarfa kostnaður og bundið pláss.“

Þegar veður og vélabilanir snúa öllu á hvolf

Hvernig er jafnvægi gáma stýrt þegar ófyrirséðar truflanir verða?

„Þá fer maður strax úr ‘plan-mode’ yfir í ‘solution-mode’,“ segir Sindri og hlær. „Við endurstillum áætlanir nánast í rauntíma, stundum daglega, stundum vikulega.“

Í slíkum aðstæðum dugar Excel skammt. „Þú getur verið með frábært skjal, en um leið og óveður skellur á eða vélarbilun kemur upp, þá breytist allt. Þá þarftu að taka upp tólið, hringja beint út og ná í raunstöðuna, ekki endilega að bíða eftir því að gögn uppfærist heldur þurfum við þá að bregðast við og vinna gegn gámaskorti.“

Ef ekki er hægt að færa gáma frá Íslandi er næsta skref að leita lausna erlendis. „Við nýtum sambönd við birgja og fólk í erlendum höfnum. Þau eru oft ótrúlega úrræðagóð og hjálpa okkur að brúa bilið þegar eða ef kerfið fer aðeins úr skorðum.“

Innsæi, reynsla – og góð sambönd

Hvaða máli skiptir reynsla og innsæi umfram tæknilega útreikninga?

„Mjög miklu,“ segir Sindri. „Tæknin hjálpar okkur í langtímaplaninu, en þegar eitthvað bjátar á skiptir mannlegi þátturinn mestu. Þá er þetta innsæi, reynsla og sambönd.“

Hann segir að hann hafi sjálfur byrjað á því að reyna að setja allt í Excel. „Ég kom úr námi og vildi hafa þetta allt fullkomlega útreiknað. Svo lærir maður að raunveruleikinn er miklu meira ‘lifandi’. Þú þarft að vera í flæðinu.“

Fólkið á bak við tjöldin

Hvernig myndirðu lýsa deildinni fyrir einhverjum sem þekkir ekki starfsemi hennar?

„Við segjum stundum að þetta sé eins og leikskóli,“ segir Sindri brosandi. „Þú þarft að passa að allir fái að leika með kubbana og í réttri röð.“

Og kubbarnir? „Þeir eru gámarnir. Ef allt gengur vel, þá heyrir enginn í okkur. En ef vantar gám, eða gámur er á röngum stað, þá finnur allur reksturinn fyrir því.“

Meira en flutningar: viðhald, verkstæði og sala

Hvað felst í daglegum verkefnum, kannski utan þess að „færa gáma á milli“?

Sindri segir deildina líka halda utan um viðgerðir og viðhald, bæði á Íslandi og erlendis. „Það á sérstaklega við um frystigámana, þar sem rafmagnsviðgerðir og ástand skipta gríðarlega miklu máli.“

Auk þess sér deildin um innkaup á aðföngum fyrir gámaverkstæðið, og svo kemur það sem margir vita ekki: „Við seljum líka gáma af alls konar stærðum og gerðum”.

Loðna, makríll, byggingarvörur – hvað er ólíkt?

Er munur á því að stýra gámum fyrir loðnu og til dæmis bíla eða byggingarvörur?

„Já og nei,“ segir Sindri. „Grunnurinn er alltaf sá sami: réttur gámur á réttum stað. En verkefnin geta auðvitað verið ólík.“

Árstíðabundin verkefni eins og loðna og makríll geta skapað tímabundna flöskuhálsa. „Þá kemur mikið magn á stuttum tíma og kerfið þarf að þola sveifluna.“

Persónulegi ferillinn: frá banka í flæðisstýringu

Þú hefur líka áhugaverðan bakgrunn. Hvernig tengist hann starfinu?

Sindri segir að hann hafi áður starfað í bankageiranum en fundið sig betur í vöru- og flutningastýringu. Hann fór í framhaldsnám í Svíþjóð og skiptinám til Frakklands og segir fræðin hafa gefið mikilvægan grunn, en reynslan hafi mótað daglega nálgun.

„Og svo hjálpar sjómennskan líka,“ bætir hann við. „Ef þú hefur verið á sjó, þá skilurðu betur samtalið við skipstjóra og fólk á hafnarsvæðunum. Það hjálpar að tala sama tungumál, bókstaflega og óbeint.“

Á bak við hvert flæði er fólk sem passar upp á það

Að lokum báðum við Sindra að deila með okkur einhverju einu sem fólk myndi líklega ekki átta sig á um gámastýringu.

„Hversu margþætt þetta er,“ segir hann. „Fólk sér gám, en á bak við hann er fjármögnun, leiga, kaup og sala, viðhald, samskipti við hafnir, truflanir, áætlanir og svo hin endalaus jafnvægislist.“

„Á hverjum degi eru teknar hundruð ákvarðana sem viðskiptavinir sjá ekki – en finna fyrir þegar allt gengur upp. Þá vitum við að við erum að standa okkur best.”