Hraði, traust og forskot þess sem mætir fyrstur

Loðnuvertíðin í ár hefur verið allt annað en fyrirsjáanleg. Kvóti sem jókst skyndilega, fullir frystiklefar og mikil eftirspurn eftir gámum settu mark sitt á upphaf tímabilsins. Fyrir flutningsaðila snýst þetta ekki bara um tonn og siglingar, heldur um hröð viðbrögð, traust og það að vera skrefi á undan. Við hittum Þorkel Kristinsson, sölustjóra útflutnings hjá Samskipum sem hefur umsjón með loðnuflutningum og spurðum hann út í vertíðina, pressuna og hvað skiptir mestu máli hjá viðskiptavinum þegar allt er undir.

Ef við byrjum á upphafinu, er eitthvað öðruvísi við vertíðina núna miðað við áður?

„Já, klárlega,“ segir Þorkell. „Það sem einkennir þessa vertíð er fyrst og fremst hvað aukningin í kvótanum kom seint. Menn voru hreinlega ekki viðbúnir því að kvótinn færi yfir 150 þúsund tonn, hvorki fyrirtækin né við.“ Afleiðingarnar létu ekki á sér standa. Geymslur fylltust hratt, bæði hér heima og erlendis, og þrýstingurinn jókst dag frá degi. „Það var bókstaflega öskrað á gáma. Það versta sem útgerðir og vinnslur lenda í er að þurfa að stoppa frystingu eða veiðar vegna þess að klefar eru fullir eða búnað vantar.“

Forgangsröðun undir pressu

Hvernig var brugðist við þessari miklu pressu?

„Þetta er mjög lifandi plan“ segir Þorkell. „Við erum í stöðugu sambandi við flutningastýringuna en þegar svona ástand skapast þurfum við að forgangsraða mjög skýrt. Síðustu vikur höfum við unnið þétt með okkar viðskiptavinum varðandi þeirra þarfir og við áætlað hjá okkur í samræmi við það. Í þessum bransa gildir þetta „first mover advantage” eins og við orðum það“.

Forskot þess sem er fyrstur

Þú talar um „first mover advantage“. Hvernig virkar það í raun?

„Í þessum bransa vinnur sá sem er fyrstur,“ segir Þorkell. „Þegar vertíðin byrjar og allt fer af stað á sama tíma, þá skiptir öllu máli að vera búinn að tryggja sér búnaðinn, gámana og plássið, strax í byrjun.“

Hann útskýrir að loðnuvertíð sé bæði hröð og ófyrirsjáanleg. Þegar kvóti hækkar með skömmum fyrirvara fyllast frystiklefar á örfáum dögum. „Ef þú ert tilbúinn með lausnina áður en neyðarástand skapast, þá léttirðu gríðarlega á pressunni hjá viðskiptavininum.“

Forskotið felst ekki bara í því að verja núverandi viðskipti. „Ef við eigum lausa gáma þegar aðrir eru í vandræðum, þá fáum við símtöl frá fyrirtækjum sem eru kannski ekki í föstu samstarfi við okkur. Þá skapast ný tækifæri.“

Í stuttu máli snýst þetta um að vera tilbúinn með lausnir áður en neyðarástand skapast í geymslum fyrirtækjanna, sem tryggir bæði hollustu núverandi viðskiptavina og opnar dyr fyrir nýja. „Þetta er alltaf ákveðið veðmál sem við þurfum að taka á hverri vertíð.”

Traustið er grunnurinn

Hvað skiptir mestu máli í samskiptum við viðskiptavini á svona tímum?

„Traust og áreiðanleiki,“ svarar hann án þess að hika. „Ef við lofum 50 gámum, þá verða að koma 50 gámar.“ Hann viðurkennir að bransinn sé verðnæmur, en að á endanum ráði afhendingaröryggi úrslitum. Það að vera í virku samtali við viðskiptavinina og vera til staðar skiptir öllu máli. Saman náum við árangri.

Liðsvinna þegar á reynir

Hvernig gengur innanhússamstarfið þegar mikið mæðir á?

„Það vinnur enginn svona vertíð einn,“ segir Þorkell. „Þetta er algjör liðsvinna. Upplýsingaflæðið milli deilda er nauðsynlegt.“ Hann nefnir daglegt samtal við flutningastýringu og samstarfsfólk á svæðunum. „Um daginn voru allir klefar að fyllast á sunnudegi í einni höfn og þá var bara ræst út mannskap til að koma gámum undir framleiðsluna svo hún þyrfti ekki að stoppa. Í svona aðstæðum á starfsfólkið okkar sem stendur vaktina mikið hrós skilið. Þessi sveigjanleiki og geta til að bregðast hratt við er okkar helsti styrkur hjá Samskipum.“

Plan A, B, C, D, E

Eitthvað sem má alls ekki klikka?

„Áreiðanleikinn,“ segir Þorkell. „Við verðum að sýna skilning og vera heiðarleg. Ef plan A gengur ekki, þá verðum við að vera komin með plan B, C, D og E.“ Fyrir útgerðir og vinnslur er dýrast að stöðva framleiðslu. „Við gerum allt sem við getum til að koma í veg fyrir það. Það er kjarninn í okkar hlutverki á loðnuvertíð, að tryggja flæði, sama hvað.“

Hvað gerist þegar vertíðinni lýkur? Er þetta bara búið eða hefst þá næsta verkefni?

Þorkell brosir. „Það er eiginlega þá sem næsta vertíð byrjar.“

Hann segir að þegar álagið minnkar setjist teymin niður og fari skipulega yfir tímabilið. „Við rýnum í hvað gekk vel og hvað hefði mátt fara betur. Voru viðbrögðin nógu hröð? Voru nægar upplýsingar á milli deilda? Var búnaðurinn á réttum stað á réttum tíma?“

Markmiðið sé ekki að benda á mistök heldur að styrkja ferlið. „Loðnuvertíð er alltaf ófyrirsjáanleg að einhverju leyti. En við getum alltaf verið betur undirbúin. Ef við sjáum að eitthvað skapaði flöskuháls, þá tökum við það strax til skoðunar, hvort sem það snýr að áætlunum varðandi búnað, upplýsingaflæði eða forgangsröðun.“

Hann leggur áherslu á að þessi eftirfylgni sé lykillinn að því að halda forskotinu. „Það sem við lærum í ár verður forskotið okkar á næsta ári. Þannig byggjum við upp stöðugleika, vertíð fyrir vertíð.“

Og að lokum bætir hann við:
„Markmiðið er alltaf það sama, að næsta vertíð gangi enn betur en sú síðasta.“