Nýjung í hugbúnaðarþróun eykur hagræði og bætir þjónustu Samskipa

Ný hugbúnaðarlausn, smáforrit sem nefnist LÓA (Logistics Operations App), gjörbyltir öllu utanumhaldi sendinga og afgreiðslu hjá birgjum Samskipa. Lausnin hefur verið innleidd á afgreiðslustöðum í Evrópu og hér heima á Íslandi. Hugbúnaðurinn er þróaður af sterku hugbúnaðarteymi innanhúss hjá Samskipum og hefur vakið eftirtekt hjá samstarfsaðilum erlendis vegna umbóta sem notkun hans hefur í för með sér.

Rebekka Bjarnadóttir, leiðtogi umbóta- og ferlaþróunar hjá Samskipum (e. Head of Operational Excellence), segir kveikjuna að því að farið var af stað í þróun hugbúnaðarins hafi verið þörf til að ná betur utan um svokallaðar lausavörusendingar, þar sem sendingar frá fleirum en einum aðila eru fluttar í sama gámi. Svo eru viðskiptavinir líka oft með heilu gámana, en þar nýtist kerfið til að finna og afgreiða vörur til þeirra þannig að henti starfsemi þeirra best.

„Við vildum bregðast við ákalli viðskiptavina, til dæmis þeirra sem fá vörur frá mörgum birgjum, um betri rakningu á vörum frá upphafi til enda,“ segir hún og bætir við að með nýju kerfi sé upplýsingagjöf um sendingar í sjóflutningum færð inn í nútímann með greinargóðu yfirliti um stöðu og staðsetningu allra sendinga.
„Um leið fáum við líka betri upplýsingar um meðhöndlun vöru og sendinga, getum dregið úr líkum á tjóni og brugðist hraðar við fari eitthvað aflaga.“

Kom upp úr starfsnámsverkefni

Verkefnið er afrakstur samstarfs Samskipa og Háskólans í Reykjavík um starfsnám. „Hugmyndin fæðist í ársbyrjun 2022 í tengslum við greiningu á ferli lausavörusendinga frá erlendum höfnum, með áherslu á flutning frá Rotterdam til Íslands,“ segir Rebekka, en Alma Rún Ragnarsdóttir annaðist grunnvinnuna í starfsnáminu undir handleiðslu hennar.

Þróunin fór hratt af stað og eftir um hálft ár voru prófanir á nýjum hugbúnaði komnar af stað í Rotterdam, stærstu flutningshöfn Evrópu. „Þar vorum við í okkar stærsta vöruhúsi og liðu bara nokkrir mánuðir þar til við vorum komin með grunnhugmynd að lausn til að merkja vörurnar. Öll þróun hefur átt sér stað í samstarfi við birgja okkar og viðskiptavini og höfum við getað aðlagað sértækar lausnir fyrir mismunandi starfsemi birgja okkar sem og viðskiptavina.“

Appið LÓA hefur nú verið tekið í notkun hjá gámavelli og vöruhúsum Samskipa auk erlendra birgja. „Verkefnið hefur raunar vaxið mjög í höndunum á okkur því núna getum við tekið inn í það flutning á lyfjum, haft eftirlit með tjónaferlum, allan bílainnflutning og höfum þannig útvíkkað notkunina mun meira en gert var ráð fyrir í byrjun.“

Rebekka segir að ávinningurinn sé margþættur. „Með appinu getum við í raun boðið birgjum okkar betri yfirsýn á birgðastöðu á hverjum stað, sem mikil þörf var fyrir. Okkur kom raunar á óvart að í þessum stærstu vöruhúsum voru engin svona kerfi í notkun, en þau nota núna appið okkar og vefsíðuna sem er þar að baki til að halda utan um allar vörur sem eru í þeirra vöruhúsi.“ Við þetta hafi dregið úr tjónatilfellum og vöruhúsin hafi líka með þessu innleitt hjá sér gæðakröfur Samskipa í takti við þarfir viðskiptavina fyrirtækisins.

Allir verkferlar einfaldaðir

„Starfsfólk og birgjar taka myndir af lestun í gáma, staðfesting á vörumóttöku er einfaldari en áður var og svo náum við að komast fyrr inn í mál þar sem vandamál hafa komið upp. Við sjáum strax skemmdir á sendingu en þurfum ekki að bíða eftir að varan sé komin alla leið til Íslands.“

Með þessu bætir kerfið alla upplýsingagjöf og möguleika á að grípa fyrr inn í mál eða afstýra vandamálum með upplýsingagjöf til viðskiptavina. Viðbrögðin hafi enda verið mjög góð og fyrirtækið fengið hrós frá sínum stærstu viðskiptavinum sem sumir hverjir flytji inn vörur sem skipti máli hvernig og í hvaða röð séu afgreiddar út úr vöruhúsum.

Með notkun appsins hafa allir verkferlar líka verið einfaldaðir og samskipti skrifstofu og vöruhúsa vegna sendinga orðin mun skilvirkari. „Þetta hefur dregið úr pappírsnotkun til muna, símtölum og tölvupóstsendingum fækkað og umstang við leit að vörum hefur snarminnkað,“ segir Rebekka. „Við getum því varið meiri tíma í virðisskapandi þjónustu fyrir viðskiptavini okkar í stað þess að vera að eltast við hluti eða leita að þeim. Um það snúast einmitt öll okkar umbótaverkefni, annars vegar að bæta þjónustu við viðskiptavini og hins vegar að gera virðisskapandi hluti, í stað þess að vera í viðbragði vegna hluta sem koma upp.“

Færeyjar og Þýskaland næst

Sem dæmi um vinnusparnað má nefna að hlutfall sendinga sem langan tíma tók að afgreiða, til dæmis af því opna þurfti marga gáma til að finna þær, hefur snarminnkað. „Stærstur hluti afgreiðslunnar gengur hratt, en það voru um þrjátíu prósent lausavörusendinga sem tók yfir klukkustund að gera tilbúnar til afhendingar. Núna er það hlutfall komið undir eitt prósent.“

„Þetta byrjaði sem merking á lausavöru en orðið mikið víðtækara,“ segir Rebekka og kveðst sjá fyrir sér frekari þróun búnaðarins. „Við sjáum appið fyrir okkur sem frábært tól samshliða þjónustuvef fyrirtækisins.“

LÓA hefur nú verið tekin í notkun á starfsstöðvum og í vöruhúsum Samskipa í Rotterdam, Danmörku, Svíþjóð, Bretlandi og svo Íslandi „Vörumóttakan hér heima er sá hluti sem síðast var lokið við og hefur nú verið í prófunum hér heima með mjög góðum árangri.“ Næst segir Rebekka að lausnin verði innleidd í Færeyjum og í Þýskalandi.

Rebekka segir að í framhaldinu væri gaman að taka upp enn meira samstarf við viðskiptavini um þróun lausnarinnar til að laga hana að þörfum þeirra. Þá geti hún einnig nýst við utanumhald á svokölluðum sjóbúnaði sem fylgir sendingum, en það eru til dæmis festingar bíla og loftpúðar sem notaðir eru milli bretta í gámum til að koma í veg fyrir nudd og tjón. „Þannig aukum við endurnýtingu á þessum búnaði og komum líka í veg fyrir skemmdir á honum, sem aftur dregur úr sóun og minnkar kostnað, öllum til hagsbóta.“