Nokkrar sekúndur í stað nokkurra daga

Með henni varð fyrirtækjum gert kleift að taka á móti og senda rafræna reikninga með einfaldari hætti en áður og voru Samskip með þeim fyrstu sem buðu upp á þennan valkost.  Nú er svo komið að vel yfir 95% allra reikninga frá Samskipum hf. eru sendir rafrænt til viðskiptavina í gegnum hugbúnaðarlausn sem kölluð er reikningamiðjan og var þróuð af hugbúnaðar- og fjárreiðudeildum félagsins.  Samskip taka einnig við rafrænum reikningum og eru 40% reikninga sem berast félaginu nú á rafrænu formi.

Gjörbreytt vinnuumhverfi

„Þetta hefur marga kosti, viðskiptavinir fá reikningana fyrr til sín en áður, enda tekur einungis nokkrar sekúndur að senda þá í stað nokkurra daga áður.  Þetta hefur í för með sér að athugasemdir, ef einhverjar eru, eru gerðar fyrr og reikningar eru greiddir fyrr.  Við erum einnig nýbúin að taka í notkun lausn sem var þróuð hér hjá okkur en hún geymir alla reikninga félagsins miðlægt og nú er mun auðveldara fyrir starfsfólkið að nálgast þá og vinna með þá á einum stað“ segir Vilhjálmur Örn Sigurhjartarson sem er forstöðumaður fjárreiðudeildar.  „Vinnuumhverfi innheimtufulltrúa er allt annað eftir þessar breytingar“ bætir Vilhjálmur við.

Reikningarnir fara núna frá okkur á pdf- eða xml-formi sem viðskiptavinir geta lesið beint inn í sín fjárhagskerfi.  „Þessu hefur verið vel tekið hjá okkar viðskiptavinum sem sést best á háu hlutfalli þeirra sem kjósa þetta fyrirkomulag.“  En Vilhjálmur heldur áfram, „við erum ekki hætt, við erum að vinna í ýmsum nýjungum til að gera enn betur í þessum efnum.“

Reikningar lesnir í upplýsingakerfin

Á hinum endanum er hagdeildin, en starfsmenn hennar taka á móti reikningum sem sendir eru til Samskipa.  Þar hafa einnig orðið miklar breytingar frá því sem var.  Reikningum sem berast á pappír hefur snarfækkað og hafa störfin tekið breytingum til samræmis.  Gerðar hafa verið breytingar á upplýsingakerfum til að taka betur á móti reikningum rafrænt sem eru lesnir beint inn í kerfin, í stað þess að pappírsbunkar séu skannaðir inn handvirkt.  Þetta leiðir til þess að reikningar koma fyrr til hagdeildar, vinnuferlið styttist, minni hætta er á villum og pappírs- og möppukostnaður lækkar.

„Erlendir birgjar tóku fyrr við sér en þeir innlendu“ segir Ingólfur Ingólfsson forstöðumaður hagdeildar.  „Þeir íslensku þurftu lengri aðlögunartíma en eru allir að koma til og í dag eru tæplega 400 innlendir birgjar sem senda okkur rafræna reikninga“ bætir hann við.

Sífellt fleiri senda rafrænt

„Í ársbyrjun 2014 óskuðum við eftir því við birgja að fá reikninga senda með rafrænum hætti og hefur hlutfall þeirra farið sívaxandi og er nú orðið 40%, en við ætlum okkur að ná 60% um næstu áramót.  Við tökum við reikningum bæði á pdf- og xml-formi, fáum þá senda beint eða í gegnum skeytamiðlara.  Þetta er hagræði fyrir birgja, þeir spara pappír, póst- og prentkostnað og vinnu við pökkun á reikningum“ segir Ingólfur að lokum.

Það er augljóst að starfsfólkið í hagdeildinni er hvergi nærri hætt, því fleiri verkefni eru í vinnslu sem er ætlað að auka vinnuhagræðið og bæta verkferla.