Öryggismálin sett á 4DX oddinn

Hún, ásamt Magnúsi Salberg Óskarssyni viðskiptaþróunarstjóra og Helgu Kristjánsdóttur, sérfræðingi í umbótum í rekstri, eru 4DX-þjálfarar hjá Samskipum og halda utan um framgang átaksins, eftir að framkvæmdastjórn fyrirtækisins hefur ákveðið markmið þess hverju sinni. Hvert átak er afmarkað í tíma og haldið utan um árangurinn, en að þessu sinni stendur það frá 1. september til 1. desember næstkomandi.

4DX hugmyndafræðin (e. 4 Diciplines of Execution) gengur út á að haldið er utan um verkefni í ákveðnum skilgreindum skrefum og um leið notast við svokallað WIG-verklag (e. Wildly Important Goals) þar sem höfuðáhersla er lögð á að fylgja umbótunum eftir og koma þeim í framkvæmd. „Fyrirtækið setur sér eitt markmið sem allir ætla að vinna saman að, en það er þetta WIG, eða wildly important goal,“ segir Aðalheiður María. „Framkvæmdastjórnin leggur línuna og við reynum að hafa þetta eitthvað sem flestir í fyrirtækinu geta tengt við og verið þannig samhentir í að vinna að sama marki og verið hluti af þeirri baráttu sem við erum að leggja í.“

Núna segir Aðalheiður markmiðið að sjá almennar úrbætur á sviði öryggismenningar fyrirtækisins. Hver deild kemur með tillögur að úrbótum stórum og smáum, en einnig eru í gangi fjórar „orrustur“ þar sem skilgreind hafa verið sértækari markmið tengd öryggismálunum.

„Núll slys eru eitt markmiðið, en við viljum fækka slysum úr átta í núll.“ Annað slíkt áherslumál er fækkun öryggisfrávika, en yfirskriftin á þeirri orrustu er: Við berum öll ábyrgð. Um allt fyrirtæki er fólk því hvatt til að gera stuttar öryggisúttektir, bæði á eigin svæði og annarra. „Þar er hugsunin glöggt er gests augað. Einhver sem vinnur á skrifstofu fer kannski niður á verkstæði eða út á gámavöll með starfsmanni þaðan og fara yfir málin. Og við teljum hversu mörg frávik við finnum í hverri viku og svo velur starfsfólk eitthvað eitt frávik sem hægt er að bregðast við og laga án utanaðkomandi aðstoðar. Oft eru þetta litlir hlutir, upplýsa um hvar hjartastuðtæki er að finna eða hvar neyðarútgangur er.“ Þriðja orrustan snýr svo að því að fækka tjónum á bílum, en þar liggur að baki að sé hægt að koma í veg fyrir tjón á bílum þá dragi um leið úr líkum á að einhver annar slasist. „Við ætlum að reyna að helminga tjón á bílum á tímabilinu,“ segir Aðalheiður.  Fjórða orrustan fer svo fram undir yfirskriftinni: Lögum það sem þarf. En þá velur framkvæmdastjórn Samskipa 15 stór verkefni sem hún telur raunhæft að klára fyrir 1. desember og styður þau sérstaklega. „Þetta eru verkefni sem kalla á meiri undirbúning eða peninga.“

Í aðdraganda átaksins núna hafa Aðalheiður og Helga útbúið úttektarlista og haldið utan um skipulag úttektanna, alls staðar í fyrirtækinu, bæði í höfuðborginni og úti á landi. „Við erum að reyna að búa til þannig umhverfi að fólk þori að tjá sig og benda á það sem betur mætti fara,“ segir Aðalheiður. „Líka bara að þora að hnippa í samstarfsmanninn og segja „þú ert alltaf að gleyma hjálminum,“ jafnvel þó viðkomandi kunni lítið að meta afskiptin. Það er skárra að taka það á sig en að horfa seinna upp á slys þar sem maður vissi af hættunni. Við eigum að skipta okkur hvert af öðru.“

Aðalheiður María segir 4DX aðferðafræðina hafa gefið góða raun, en hún hefur verið með í þessum átaksverkefnum fyrirtækisins frá upphafi. Fyrst var ráðist í svona átak 2015, þegar Samskip voru að bæta við sig fjórða skipinu og átakið gekk út á að tryggja að allt gengi vel í tengslum við það. Næsta barátta stóð lengur eða í heilt ár, en þá var unnið að því að fækka tjónum á varningi sem verið var að flytja. „Þar sáum við mikinn ávinning, sérstaklega í hitastýrðu flutningunum.“ Í vor var svo ráðist í skemmra átak þar sem áhersla var lögð á að finna þætti þar sem Samskip gætu staðið sig betur í þjónustu við viðskiptavini. „Við stefndum á að ljúka 65 umbótaverkefnum, en á tímabilinu lukum við á endanum, að því að mig minnir, 88 verkefnum, bæði litlum og stórum.“

Á þessum tíma segir Aðalheiður að aðferðafræðin hafi slípast til og sífellt gangi betur að vinna eftir henni. Núna hafi til að mynda verið búið að vinna mjög mikla undirbúningsvinnu í sumar áður en að sjálfu átakinu kom. Núna sé að því stefnt að hafa „stríðin“ í afmarkaðri tíma og vel undirbúin áður en að þeim kemur. Góð reynsla af 4DX aðferðafræðinni kallar á að áframhald verði á og segir Aðalheiður nú að því stefnt að vera helst með tvö svona stríð á ári.

„Og svo leggjum við náttúrlega mikla áherslu á að þær umbætur sem ráðist er í haldi sér inn í framtíðina. Öryggismálin hætta ekkert að skipta máli 1. desember heldur viljum við vera komin í form þannig að eftir þann tíma sé ekkert mál að hugsa um öryggismálin. Þá á að vera orðið að rútínu hjá okkur að fylgjast með náunganum, passa upp á okkur sjálf og vera vakandi fyrir hlutum sem við getum gert betur.“